Guía del Administrador

Como administrador de finca, eres el puente entre la operación diaria y la dirección. Tu rol en Arlo incluye configurar módulos, supervisar la ejecución, aprobar solicitudes y asegurar que los datos sean confiables.

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Tu Rol en Arlo

Qué deberías hacer

• Configurar y mantener módulos (formularios, ciclos, catálogos)
• Supervisar que supervisores y monitores registren datos
• Aprobar solicitudes dentro de tu autoridad
• Analizar datos y proponer mejoras
• Generar reportes para el propietario
• Responder a alertas y coordinar acciones

Qué delegas

• Registro de datos de campo (supervisores/monitores)
• Inspecciones de sanidad (monitores)
• Registro de logs de labores (supervisores)
• Pesaje en báscula (operadores)

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Rutina Diaria Recomendada

Mañana (15-20 minutos)

□ Revisar alertas nuevas
  → Tomar acción inmediata si es crítico
  → Delegar seguimiento si es necesario

□ Verificar rutas de sanidad del día
  → ¿Están asignadas?
  → ¿Monitores tienen los formularios?

□ Revisar progreso de labores
  → ¿Hay labores retrasadas?
  → ¿Contratistas reportaron problemas?

□ Check de inventario crítico
  → ¿Hay insumos bajo mínimo?
  → ¿Se necesita orden de compra?

Tarde (10-15 minutos)

□ Verificar sincronización de datos
  → ¿Rutas de sanidad completadas?
  → ¿Logs de labores registrados?

□ Aprobar solicitudes pendientes
  → Salidas de inventario
  → Ajustes de datos

□ Preparar para mañana
  → ¿Qué rutas están programadas?
  → ¿Qué labores deben avanzar?

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Por Módulo

Sanidad

Tu responsabilidad:

• Crear y mantener formularios de inspección
• Configurar alertas con umbrales apropiados
• Asignar monitores a rutas
• Programar rutas semanales
• Revisar resultados y análisis de IA
• Coordinar acciones cuando hay alertas

Indicadores a monitorear:

• Cobertura semanal (meta: > 90%)
• Rutas atrasadas (meta: 0)
• Alertas sin respuesta (meta: 0 críticas)

Labores

Tu responsabilidad:

• Crear ciclos de campo con presupuestos
• Asignar labores a contratistas
• Monitorear progreso y costos
• Aprobar desviaciones de presupuesto
• Generar reportes de pago

Indicadores a monitorear:

• Variación de costo (meta: ± 5%)
• Labores completadas vs. planeadas (meta: > 95%)
• Contratistas con retrasos frecuentes

Insumos

Tu responsabilidad:

• Mantener catálogo actualizado
• Aprobar entradas (compras)
• Aprobar salidas mayores
• Realizar conteos físicos periódicos
• Ordenar reabastecimiento

Indicadores a monitorear:

• Productos bajo mínimo
• Diferencias inventario físico vs. sistema
• Rotación de productos (evitar caducidad)

Cosecha

Tu responsabilidad:

• Configurar ciclos de cosecha
• Crear programas de rendimiento
• Monitorear desempeño vs. meta
• Investigar desviaciones significativas
• Generar reportes de producción

Indicadores a monitorear:

• % cumplimiento de meta (ideal: 95-105%)
• Lotes persistentemente bajo meta
• Grupos de cosecha con bajo rendimiento

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Gestión de Alertas

Priorización

🔴 CRÍTICAS - Responder en < 2 horas
   → Verificar situación en campo
   → Coordinar acción inmediata
   → Documentar decisión tomada
   → Informar a propietario si necesario

🟠 ALTAS - Responder en < 24 horas
   → Planificar acción
   → Asignar responsable
   → Dar seguimiento

🟡 MEDIAS - Incluir en revisión semanal
   → Analizar tendencia
   → Decidir si requiere acción

Documentar respuestas

Para cada alerta importante:

Alerta: [descripción]
Fecha: [cuando se disparó]
Acción tomada: [qué hiciste]
Responsable de ejecución: [quién]
Fecha de verificación: [cuándo confirmar resultado]

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Coordinación con el Equipo

Con supervisores

Reunión diaria breve (5-10 min):

• ¿Qué se hizo ayer?
• ¿Qué está planeado hoy?
• ¿Hay bloqueos o problemas?

Comunicación continua:

• Notificar cambios de prioridad
• Alertar sobre problemas detectados
• Reconocer buen trabajo

Con monitores

Seguimiento:

• ¿Completaron rutas a tiempo?
• ¿Los datos tienen calidad?
• ¿Necesitan capacitación?

Con el propietario

Reporte semanal:

• Resumen de operaciones
• Variaciones importantes
• Decisiones que requieren aprobación

Comunicación inmediata:

• Alertas críticas
• Desviaciones > 10%
• Situaciones excepcionales

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Calidad de Datos

Verificaciones regulares

Semanal:
  □ ¿Todas las rutas programadas se completaron?
  □ ¿Los logs de labores coinciden con trabajo real?
  □ ¿Las entradas de cosecha están al día?

Mensual:
  □ Conteo físico de inventario (muestra)
  □ Revisión de alertas vs. acciones tomadas
  □ Validación de datos de contratistas

Problemas comunes y soluciones

Problema	Causa probable	Solución
Rutas incompletas	Monitor no sincronizó	Verificar conexión, capacitar
Logs faltantes	Supervisor olvidó	Establecer rutina, recordatorios
Inventario no cuadra	Salidas no registradas	Proceso de salida más estricto
Costos incorrectos	Precios desactualizados	Revisar catálogo de labores

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Generación de Reportes

Para el propietario

Mensual: Reporte completo
  - Generar los primeros 5 días del mes
  - Incluir comparativo con presupuesto
  - Resaltar variaciones significativas
  - Agregar tu análisis/recomendaciones

Semanal: Resumen breve
  - Solo si hay novedades importantes
  - Por correo o mensaje directo

Para certificaciones

Antes de auditoría:
  - Exportar registros de trazabilidad
  - Verificar que todo esté documentado
  - Preparar reportes de BPA si aplica

Para contabilidad

Al cierre de ciclo:
  - Exportar resumen de pagos a contratistas
  - Detallar consumo de inventario
  - Generar reporte de costos

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Configuraciones Importantes

Que debes revisar periódicamente

Trimestral:
  □ Umbrales de alertas (¿siguen siendo relevantes?)
  □ Formularios de sanidad (¿necesitan ajustes?)
  □ Catálogo de labores (¿precios actualizados?)
  □ Usuarios activos (¿hay que agregar/remover?)

Anual:
  □ Duración de ciclos de campo
  □ Metas de rendimiento
  □ Configuración de reportes automáticos

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Preguntas Frecuentes

¿Cómo capacito a nuevos usuarios?

1. Asigna rol apropiado en el sistema
2. Muestra las funciones relevantes a su rol
3. Haz que practiquen con supervisión
4. Verifica calidad de sus primeros registros

¿Qué hago si hay datos incorrectos?

1. No entres en pánico
2. Documenta el error
3. Corrige si tienes permisos
4. Si no, solicita corrección a quien corresponda
5. Investiga la causa para prevenir

¿Cómo justifico desviaciones al propietario?

1. Presenta los datos objetivamente
2. Explica las causas identificadas
3. Describe las acciones tomadas
4. Propón medidas preventivas

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Próximos Pasos

1. Panel de control - Tu vista operativa
2. Sistema de alertas - Configura alertas efectivas
3. Guía del supervisor - Para capacitar a tu equipo