Exportar Respuestas

Los datos capturados en formularios personalizados pueden exportarse a Excel (XLSX) para análisis externo, generación de reportes o integración con otros sistemas.

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Exportación Básica

Exportar todas las respuestas

1. Ve a Formularios Personalizados
2. Selecciona el formulario
3. Ve a la pestaña Respuestas
4. Haz clic en Exportar o el ícono de descarga
5. Se genera un archivo XLSX

Contenido del archivo

El archivo Excel incluye:

Columna	Descripción
ID	Identificador único de la respuesta
Estado	Borrador o Completada
Fecha de creación	Cuándo se inició la respuesta
Fecha de completitud	Cuándo se finalizó (si aplica)
Usuario	Quién completó el formulario
Campo 1	Valor de la primera pregunta
Campo 2	Valor de la segunda pregunta
…	…
Campo N	Valor de la última pregunta

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Filtrar antes de Exportar

Por rango de fechas

1. Usa los filtros de fecha en la lista de respuestas
2. Selecciona fecha inicial y final
3. La lista se filtra
4. Exporta solo las respuestas visibles

Ejemplo:
- Fecha inicio: 01/01/2025
- Fecha fin: 31/01/2025
- Exporta solo respuestas de enero 2025

Por estado

• Solo completadas: Excluye borradores (comportamiento por defecto)
• Incluir borradores: Marca la opción correspondiente

Por usuario

Si hay múltiples usuarios completando el formulario:

1. Filtra por usuario específico
2. Exporta solo sus respuestas

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Formato del Archivo Excel

Estructura de hojas

Hoja 1: Respuestas Contiene todas las respuestas en formato tabular, una fila por respuesta.

Hoja 2: Metadatos (si disponible) Información sobre el formulario y la exportación:

• Nombre del formulario
• Fecha de exportación
• Filtros aplicados
• Total de registros

Tipos de datos

Tipo de campo	Formato en Excel
Texto	Texto plano
Número	Número con decimales configurados
Selección única	Texto de la opción
Selección múltiple	Opciones separadas por coma
Fecha	Formato de fecha (YYYY-MM-DD)
Hora	Formato de hora (HH:MM)
Foto	URL de la imagen
Firma	Indicador (Sí/No)
Ubicación	Coordenadas (lat, lng)

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Casos de Uso

Reportes de auditoría

1. Exporta todas las respuestas del período
2. Crea una tabla dinámica en Excel
3. Agrupa por criterio evaluado
4. Calcula porcentajes de cumplimiento

Ejemplo de análisis:
- Total de inspecciones: 25
- Cumplimiento de EPP: 92%
- Áreas con hallazgos: 3

Seguimiento histórico

1. Exporta respuestas de varios períodos
2. Combina en un solo archivo
3. Crea gráficos de tendencia
4. Identifica patrones

Integración con otros sistemas

1. Exporta los datos
2. Importa a tu sistema de gestión
3. Usa las columnas como referencia para mapeo

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Manejo de Fotos

URLs de fotos

Las fotos se exportan como URLs que apuntan a los archivos almacenados.

Columna "Foto de evidencia":
https://storage.arloagro.com/forms/abc123/photo1.jpg

Descargar fotos

Las URLs son válidas mientras tengas acceso a la finca. Para descargar:

1. Copia la URL de la celda
2. Pégala en tu navegador
3. La imagen se abre/descarga

Exportación masiva de fotos

Para obtener todas las fotos de un formulario:

1. Exporta el Excel con URLs
2. Usa las URLs para descarga automatizada
3. O solicita un paquete de fotos al soporte

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Automatización de Exportaciones

Exportaciones programadas

Si necesitas exportaciones regulares (diarias, semanales):

1. Contacta al equipo de soporte
2. Se puede configurar envío automático por correo
3. El archivo se adjunta en la fecha programada

API (si disponible)

Para integraciones avanzadas:

1. Usa la API de Arlo para extraer datos
2. Programa extracciones desde tu sistema
3. Procesa los datos automáticamente

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Buenas Prácticas

Nombres de archivo

Guarda los archivos con nombres descriptivos:

✓ Checklist_Seguridad_2025-01.xlsx
✓ Auditoria_BPA_Enero2025.xlsx
✗ export.xlsx
✗ datos(1).xlsx

Organización

1. Crea carpetas por período o tipo de formulario
2. Mantén un archivo maestro con datos consolidados
3. Documenta los filtros usados en cada exportación

Seguridad

• Los archivos pueden contener información sensible
• Almacena en ubicaciones seguras
• Elimina archivos que ya no necesites
• No compartas URLs de fotos públicamente

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Solución de Problemas

El archivo no se descarga

1. Verifica tu conexión a internet
2. Intenta con otro navegador
3. Reduce el rango de fechas (archivos muy grandes pueden fallar)

Faltan respuestas

1. Verifica los filtros aplicados
2. Los borradores no se incluyen por defecto
3. Revisa el rango de fechas

Fotos no cargan

1. Las URLs son temporales, verifica que no hayan expirado
2. Verifica que tienes acceso a la finca
3. Algunas fotos grandes pueden tardar en cargar

Caracteres extraños

1. Abre el archivo con codificación UTF-8
2. En Excel: Datos → Desde texto → Selecciona UTF-8

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Próximos Pasos

1. Crear nuevos formularios - Diseña formularios para otros procesos
2. Análisis con IA - Usa IA para interpretar tus datos
3. Reportes ejecutivos - Genera informes para stakeholders